Privacyverklaring (concept)

Concept voor de testversie. Voor de lancering: DPIA uitvoeren, verwerkersovereenkomsten sluiten en deze tekst laten toetsen.

Deze privacyverklaring geldt voor Loketklaar (loketklaar.nl). Verwerkingsverantwoordelijke: J.J.A. van Hassel, h.o.d.n. Multidiensten van Hassel (handelsnaam Loketklaar), KvK 73153303, Nobelstraat 33-8, 3846 CE Harderwijk, info@mvhprojecten.nl.

Het belangrijkste

Loketklaar werkt op je eigen apparaat. Wat je over je situatie vertelt, je documenten en je plan worden in je browser gelezen en bewaard. Ze komen niet op onze server.

Wat er wel op onze server staat

• Account: je e-mailadres, een versleutelde vorm (hash) van je wachtwoord en wanneer je voor het laatst bent ingelogd. Ook bewaren we wanneer je je account maakte en akkoord ging met de voorwaarden. Gebruik je je account 24 maanden niet, dan verwijderen we het.
• E-mails over je aankopen: na een aankoop sturen we een bevestiging naar je e-mailadres, en als je ontbindt een ontvangstbevestiging. Dat moet volgens de wet (BW art. 6:230v lid 7 en 6:230oa). De naam en het e-mailadres die je bij het ontbinden invult, bewaren we bij je aankoop, als bewijs van de ontbinding en voor de terugbetaling. Ze worden net zo lang bewaard als je aankoop.
• Berichten via het contactformulier: je naam, je e-mailadres, het kenmerk van je aankoop (als je dat invult) en je bericht. We gebruiken ze alleen om je vraag of klacht te behandelen en je te antwoorden. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang om vragen en klachten te behandelen; gaat het over je aankoop, dan de overeenkomst; bij een ontbinding de wettelijke plicht om de ontvangst te bevestigen (BW art. 6:230o lid 4). Je krijgt een ontvangstbevestiging per e-mail, zonder de tekst van je bericht, en een download met je bericht. De tekst wissen we zodra je vraag of klacht is afgehandeld. Je naam, e-mailadres, de soort, het kenmerk en de datum bewaren we daarna nog 6 maanden (vraag of iets anders) of 12 maanden (klacht of ontbinding) en wissen we dan automatisch; uit de back-ups binnen 14 dagen. Een bericht dat niet is afgehandeld, wissen we uiterlijk na 18 maanden. Loopt er een geschil, dan bewaren we het bericht tot het geschil voorbij is. De berichten staan bij onze hostingpartij Strato, in de EU. De tekst van je bericht gaat niet per e-mail: we lezen hem op de server. De bevestiging aan jou en een seintje aan ons gaan wel per e-mail, zonder die tekst, via Strato, ook in de EU. Mail je ons rechtstreeks, of antwoorden we je per e-mail, dan gaat dat ook via de mailprovider van info@mvhprojecten.nl. De naam en het land van die provider vullen we hier nog in ⚠. Verwijder je je account, dan wissen we ook je berichten, behalve een klacht of ontbinding die nog loopt: die wissen we zodra hij is afgehandeld. Zet geen gegevens over je zaak, je gezondheid of andere mensen in je bericht.
• Betalingen: via Mollie. Wij zien je bankgegevens niet; we bewaren alleen de status van de betaling.
• Per betaald dossier: een willekeurig nummer, hoeveel documenten en AI-onderzoeken je hebt gekocht en gebruikt, en twee momenten: wanneer je eerste plan klaar was en wanneer je eerste AI-onderzoek is gedaan. De regels van de app zijn voor iedereen hetzelfde. Je browser haalt ze bij ons op met alleen het nummer van je dossier. Onze server ziet dus niet waar je zaak over gaat. Per dossier bewaart hij niet wanneer je ze ophaalde. Het ophalen telt niet mee als je ontbindt. Het moment van je eerste plan en je eerste AI-onderzoek telt wel mee als je ontbindt. Het bericht over je plan bevat alleen het nummer van je dossier. De inhoud van je zaak (je verhaal, je antwoorden, je documenten en je plan) gaat hierbij niet naar onze server. Alleen als je zelf kiest voor de AI-stap gaat er tekst via onze server; zie hieronder. Grondslag: de overeenkomst, en ons gerechtvaardigd belang om te kunnen laten zien wat we hebben ingehouden. Het moment van je eerste plan en AI-onderzoek bewaren we net zo lang als je aankoop, ook als je ontbindt. Daarnaast tellen we per account hoe vaak de regels vandaag zijn opgehaald, om misbruik te beperken. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang. Die telling wissen we binnen een week; uit de back-ups binnen 14 dagen daarna.

De AI-stap (alleen als jij daarvoor kiest)

• Je browser vervangt eerst namen, adressen, datums, nummers en contactgegevens door labels. Daarna zie je precies de tekst die weggaat en kun je die aanpassen.
• Pas na je uitdrukkelijke toestemming (art. 9 lid 2 onder a AVG) gaat die tekst via onze server naar de AI-dienst van Anthropic (Claude). Onze server bewaart en logt de inhoud niet. Onze server voegt daar alleen onze vaste opdracht, tekst uit onze eigen regels en wetteksten uit de officiële wettenbank aan toe.
• Je kiest zelf of er ook tekst uit je documenten meegaat. Standaard gaat alleen een korte samenvatting mee (soort document, afzender en de zinnen uit je brieven waarin een termijn staat). Die zinnen zijn letterlijk overgenomen; ook daarin worden namen en nummers vervangen. Je kunt de samenvatting uitzetten. Zitten er stukken van de politie of het Openbaar Ministerie in je dossier, dan staat ook de samenvatting standaard uit. Zet je de keuze voor documenttekst aan, dan gaat een opgeschoonde en ingekorte versie mee, ook met labels in plaats van namen. Controleer die tekst goed: in brieven staan vaak namen die niet automatisch herkend worden.
• Let op: ook zonder naam kan een tekst nog over jou gaan, bijvoorbeeld over je gezondheid. Daarom beslis jij.
• Voor strafzaken staat de AI-stap uit (art. 10 AVG).
• Anthropic verwerkt in de Verenigde Staten. Afspraken over doorgifte en het niet bewaren van gegevens worden nog vastgelegd ⚠.

Bewaren en wissen

Je dossiers wis je zelf in de app. Wis je je browsergegevens, dan zijn ze ook weg. Maak daarom een reservekopie, eventueel versleuteld met een wachtwoord. Je account verwijder je via je accountpagina.

Tellingen (zonder cookies)

We tellen per dag hoe vaak onze openbare pagina's worden bekeken, van welke soort website bezoekers komen (bijvoorbeeld "google" of "facebook", nooit het volledige adres), en hoe vaak functies worden gebruikt (zoals de Termijnchecker of "plan gemaakt"). We gebruiken daarvoor geen cookies, geen IP-adressen en geen trackers van anderen, en we koppelen niets aan jou of aan de inhoud van je dossier.

Om misbruik te voorkomen tellen we kort hoe vaak er vanaf een IP-adres wordt ingelogd; dat staat alleen in het geheugen van de server.

Je rechten

Inzage, correctie, verwijdering en overdracht: via je accountpagina. Waar we ons gerechtvaardigd belang gebruiken (zoals bij berichten via het contactformulier), kun je bezwaar maken (art. 21 AVG), via het contactformulier. Klachten kun je indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.